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3.3.9sr - SRTC操作步驟:資產管理

一般
喬治亞州技術學院係統(SBTCSG)政策委員會3.3.9.庫存管理要求技術學院應在全國會計係統(目前為PeopleSoft財務係統)中對所有財產項目保持準確的庫存記錄，包括:

  • 屬非消耗品和非消耗品;
  • 估計使用壽命為三年或三年以上;而且
  • 每個道具的獲取成本在1000美元或以上。

此外，大學有能力在一個單獨的項目中追蹤低於1000美元的項目。

確定庫存物品

當收到庫存物品時，標簽會貼在庫存物品上。資產管理記錄保存在國有資產管理係統中，包括資產所在地信息、托管人責任信息以及相應的會計信息。

年度盤點

喬治亞州審計和會計部和TCSG建議每年對所有資產管理項目進行實物盤點。年度實物盤點與盤點項目的保管人進行協調。在年度實物清查之前和之後，向托管人提供他們負責的盤存項目的資產管理報告。

對資產管理記錄上指定托管人管理的資產的位置和存在情況進行實物核查。建議由獨立於托管人和資產管理技術員的人完成。任何地點、保管人或物品狀態的差異都將被記錄和調查，如果有必要，在係統中進行更改，並提供適當的文件。

在實物庫存中確定為“丟失”的任何項目都不會被處理退役，直到該項目狀態在PeopleSoft中被分類為“丟失”。必須向資產管理技術員提供書麵解釋，在托管人所知的範圍內說明資產可能發生的情況以及托管人最後一次實際托管資產的日期。在PeopleSoft兩年之後，如果項目仍然丟失，所有的途徑都已用盡，以找到它，項目可能在PeopleSoft處理。

被確定為“失竊”的物品隻有在當地當局完成警方報告後才會被歸還。

除了核實存貨記錄上的項目是否真實存在外，也要進行相反的操作;在一個地點發現的項目，而不是在該地點的資產管理記錄上，研究和調整適當的文件。

庫存驗證概述

盤存核查的目的是審查資產清單，以確認南方區域技術學院(SRTC)仍然擁有每項資產，並更新每項資產的位置。bwin赔率体系將使用一個基於web的應用程序來方便核查。

存貨核查包括每個保管人/用戶在一個特定地點(即房間)對存貨清單上的物品進行物理定位，並核查每一項物品是否仍在SRTC手中。主管/審批人是確認物品正確列在清單上的第二次確認。

用戶將能夠查看資產詳情，編輯資產描述和庫存標簽編號;向庫存中添加資產，從庫存中刪除資產，更新資產的位置，並確認資產托管人/用戶。

如果用戶已經搬遷，不再在srtassist中分配給他/她的位置擁有托管權，請與業務辦公室聯係。

定義

托管人/用戶
資產的托管人/用戶是負責確認資產為SRTC當前財產的人。此人持有該資產並/或在其區域內使用該資產。托管人/用戶與地點直接相連。

主管/審批人
監督/審批人是資產確認的第二級。監管人/審批人可以編輯托管人/用戶的庫存清單，包括將資產項目移動到不同的位置/托管人/用戶。主管/審批人負責核實托管人/用戶是否完成了清單。托管人/用戶要求的移動和刪除在主管/審批人確認之前不會改變狀態。

審計

價值超過5 000美元的資產由行政事務處的一名代表檢查。

位置
位置是資產的物理“家”。這是資產存儲或主要使用的地方。該位置與托管人/用戶綁定。

巨大的資產(超過1000美元)
大型資產是SRTC以1000美元以上的價格購買的財產。這包括車輛、設備、複印機等。所有大型資產(除了建築物和其他不切實際的項目)都應該有一個藍色庫存標簽或者一個白色的庫存標簽．

小的資產(不到1000美元)
小型資產是SRTC以低於1000美元的價格購買的財產。這包括家具、裝飾用品、打印機、軟件等。並非所有小型資產都有庫存標簽。如果用戶想要在小型資產清單中包含一個項目，他/她可以添加它。然而，庫存應用於需要跟蹤的項目，如電腦、打印機、教學資源和課程必需品，不應用於短期項目，如電話、加法機和訂書機等。小資產必須有一個粉色的庫存標簽．

標簽
庫存標簽是附在資產上的藍色、白色、粉色和/或綠色條形碼貼紙。這些標記將資產標識為SRTC的屬性。每個庫存標簽編號以837開頭(一些較老的白色標簽可能以GA-開頭)。存貨標簽號碼應核實，以確認目前在存貨的資產。

藍色庫存標簽(超過5000美元)

藍色庫存標簽($5,000以上)

藍色庫存標簽表示資產價值超過5000美元。此庫存標簽可以與綠色庫存標簽一起使用(如果用助學金資金購買)。

*藍色庫存標簽可能不與白色或粉色的庫存標簽一起使用。

白色庫存標簽(大於$1,000但小於$5,000)

白色庫存標簽表示資產價值在1000美元到4999美元之間。此庫存標簽可以與綠色庫存標簽一起使用(如果用助學金資金購買)。

*白色庫存標簽可能不與藍色或粉色的庫存標簽一起使用。

粉色的庫存標簽(不到1000美元)

粉色庫存標簽(低於1,000美元)

粉色庫存標簽表示資產價值低於1000美元。所有的小資產將不會有一個粉紅色的庫存標簽。此庫存標簽可以與綠色庫存標簽一起使用(如果用助學金資金購買)。新的粉色標簽在書店有售。

*粉色庫存標簽可能不與藍色或白色的庫存標簽一起使用。

綠色標簽(用補助金購買)

綠色標簽(用補助金購買)

綠色存貨標簽指定用獎助金基金購買的存貨。

綠色庫存標簽可以在srtassist中編輯，以添加或更正綠色標簽編號。新的綠色標簽可以在任何一家書店買到。

*資產的狀態為“需要綠色標簽”必須有一個綠色庫存標簽編號輸入資產才能確認。

綠色庫存標簽可以與白色、藍色或粉色庫存標簽的資產相連接。

庫存保管/用戶指令

*注:您不必選擇“活躍部門”來參與庫存核查。

快速的資產確認/ Unconfirm
要確認您的庫存，請從庫存下拉菜單中選擇“托管清單”。當您確定您的資產時，單擊選擇列中的複選框。勾選已確認資產方框後;在右上角確保選中“確認”，然後選擇“去確認”，以確認所有選中的項目。

*請確保庫存標簽編號，序列號和位置都匹配。

詳細的資產管理
您也可以選擇“資產作為托管人”從庫存下拉菜單。您可以通過屏幕左側的房間號過濾您的資產。當你用完每個房間後，一定要返回去完成其他房間的清單。您也可以下載您的資產電子表格，以幫助您物理定位項目和驗證庫存標簽號碼。“下載電子表格”選項出現在頁麵頂部右側的綠色欄中。

*請確保庫存標簽編號，序列號和位置都匹配。

確認
物理定位資產清單上列出的資產。檢查屏幕上列出的所有信息，特別是庫存標簽編號，序列號和位置。如果一切正確，您可以選擇綠色複選標記圖標來確認資產。

*請確保庫存標簽編號，序列號和位置都匹配。

刪除
資產已被盜、處置或丟失;你可以通過選擇垃圾桶圖標從你的物品列表中移除該物品。你將被要求填寫充分的說明你的請求的理由。如果你選擇"被偷"你必須有警方報告。你的主管/審批人將必須批準你的選擇，然後項目才會從你的列表中刪除。如果一個資產已經被移動(包括存儲)，並且你知道它的位置，請要求該項目被移動(卡車圖標)srtassist庫存，而不是刪除。

請求的位置變化
如果您不再對清單上列出的資產擁有實物托管權，但您知道該資產在哪裏，您可以要求轉移該資產。選擇卡車圖標以請求移動一個項目。您將被要求提供資產的新位置。搬遷將在您的主管/批準人確認您的選擇後進行。

如果您在資產的實際移動中需要幫助，請與維護(工作訂單)聯係。

編輯
如果需要輸入/更新目錄中列出的特定資產的描述或綠色目錄標簽編號，請選擇鉛筆進行編輯。完成更改後，單擊Submit。在完成更改後，仍然需要確認資產。

資產配置文件
行末的Information Icon將顯示關於沒有出現在表格中的存貨項目的詳細信息。它可以用來幫助你區分相似的資產或驗證數量(例如，教室裏的桌椅的數量)。查看完個人資料後，可以點擊右下角的“返回列表”。

添加新的小資產（隻有粉色庫存標簽）
可以通過選擇右上角的“添加新的小資產”將成本低於1,000美元的資產添加到srtassist中。請確認沒有通過搜索您的資產和所有資產列表列出該資產。如果發現，請讓托管/用戶將其轉移到您的位置。

當添加一個小資產，請盡可能描述性。如有可能，應附上型號、序列號和位置，並附上詳細說明(例如:設備的製造、型號、類型)。包括打印機、電腦和相機等資產。

不要包括諸如訂書機、電話、磁帶機等消耗品。

*如果你有一個資產白色的庫存標簽或者一個藍色庫存標簽如果您的資產不在您的清單中，也不在所有資產的搜索範圍內，請聯係行政服務部門尋求幫助。

庫存主管/審批人指令

*請注意:您不必選擇“活躍部門”來參與庫存核查。

快速的資產確認/ Unconfirm
要確認您的庫存，請從庫存下拉菜單中選擇“主管清單”。當您識別資產時，單擊Select列中的複選框。勾選已發現資產方框後;在右上角，確保選中了“確認”，然後選擇“去確認”，以確認所有選中的項目。

*請確保庫存標簽編號、序列號和位置都匹配。

詳細的資產管理
從清單下拉菜單中選擇“資產作為監督者”。您可以通過屏幕左側的房間號過濾您的資產。當你用完每個房間後，一定要返回去完成其他房間的清單。您也可以下載您的資產電子表格，以幫助您物理定位項目和驗證庫存標簽號碼。“下載電子表格”選項出現在頁麵頂部右側的綠色欄中。

確認托管人
請確認托管人/用戶已經檢查了他們的庫存。物理定位清單上列出的資產。檢查屏幕上列出的所有信息，特別是庫存標簽編號，序列號和位置。如果一切正確，您可以選擇綠色複選標記以確認資產已正確報告。

刪除
如果資產已經被盜、處置或丟失，管理員/用戶可以使用垃圾桶圖標從庫存列表中移除該資產。在項目從列表中實際刪除之前，監督/審批人將需要批準刪除的原因。如果資產已經移動(包括存儲)，請要求該物品在庫存中移動(卡車圖標)，而不是刪除。

*隻有當監管人/審批人確認托管人/用戶的選擇時，才會刪除。

請求的位置變化
如果托管人/用戶不再擁有清單上列出的資產，但知道其位置，他/她可以要求轉移該資產。他/她將被要求提供資產的新位置。主管/審批人必須使用“確認”圖標來批準移動。一旦確認搬遷，它將出現在新的位置。

*隻有當監督人/審批人確認托管人/用戶的選擇時，才會發生變動。

編輯
如果描述或綠色庫存標簽號碼需要輸入/更新清單中列出的特定資產，選擇鉛筆編輯。完成更改後，單擊Submit。您仍然必須在完成更改後進行驗證。

*如果狀態顯示“需要綠色標簽”，請從書店獲取一個綠色庫存標簽，將其附加到資產上，並使用編輯圖標輸入綠色庫存標簽編號。必須輸入綠色庫存標簽以確認資產。

資產配置文件
行末的信息圖標將顯示表中沒有顯示的關於Inventory資產的詳細信息。它可以用來幫助你區分相似的資產或驗證數量(例如，教室裏的桌椅的數量)。查看完個人資料後，可以點擊右下角的“返回列表”。

添加新的小資產（隻有粉色庫存標簽）
可以通過選擇右上角的“添加新的小資產”將成本低於1,000美元的資產添加到srtassist中。請確認沒有通過搜索您的資產和所有資產列表列出該資產。如果發現，請讓托管/用戶將其轉移到您的位置。

當添加一個小資產，請盡可能描述性。如有可能，應附上型號、序列號和位置，並附上詳細說明(例如:設備的製造、型號、類型)。包括打印機、電腦和相機等資產。

不要包括諸如訂書機、電話、磁帶機等消耗品。

*如果你有一個資產白色的庫存標簽或者一個藍色庫存標簽如果您的資產不在您的清單上，也不在所有資產的搜索範圍內，請聯係行政服務部門尋求幫助。

庫存轉移

對於轉移到另一個地點，記錄保管人完成內部庫存轉移形式．在獲得接收托管人的簽名和所有適當的批準簽名後，轉讓表格將發送給資產管理技術員，後者將在資產管理係統中記錄托管人和位置的更改。

存貨項目的物理處置
根據國家法律，處理國有財產的唯一方式是:銷毀、轉讓給其他政府實體或合同供應商或出售。喬治亞州行政服務部剩餘財產部門是唯一可以授權銷毀、轉讓給另一個政府機構或合同供應商或出售大學資產管理記錄上的任何財產的州機構。隻有對學院不再有任何價值或用途的物品才能在喬治亞州行政服務部剩餘財產處的允許下處理。

破壞
必須獲得DOAS國家剩餘財產部門的授權編號，並完成銷毀宣誓書。確保銷毀和宣誓書被見證人和公證。在這些資產從資產管理係統中刪除之前，銷毀文件必須發送到DOAS國家剩餘財產部門。

轉讓給其他政府實體/合同供應商或出售
為了將庫存物品轉移到其他政府實體，必須填寫財產轉移表，並從剩餘財產司獲得授權編號。一旦轉讓完成，轉讓人、受讓人和盈餘財產部門的代表簽署了財產轉讓表，該財產就可以從學院的資產管理庫存中刪除。出售庫存物品必須遵循同樣的程序，所有出售財產的收益必須直接交給doas剩餘財產司。一旦doas -剩餘財產部門批準出售庫存物品，該部門將與學院合作製定銷售流程，包括確定最低銷售價值金額。如果物品被認為不值得出售和不被批準銷毀，該司將發出轉讓指示給訂約供應商。可能會涉及到費用。

資產管理會計及對賬程序
資產進入仁科資產管理模塊的預接口前，必須完成以下操作:

  1. 在處理購買訂單時，采購技術員確定一個項目是否為資產，標記它，並在PeopleSoft中分配配置文件id以及正確的帳戶編碼。
  2. 如果在PeopleSoft上購買，資產將被物理接收，由接收職員驗證，並在PeopleSoft上接收。
  3. 收到發票，核實，並連同所有所需的文件發送給應付帳款技術員。
  4. 在應付帳款技術員驗證標誌、概要id和帳戶編碼之後，支付發票並進入資產管理PeopleSoft模塊的預接口。

資產管理Pre-interface

  1. 資產管理技術員或相關人員每周檢查預接口，以確定PeopleSoft中是否正確記錄了信息。
  2. 必須做出決定，以確定在Purchasing中標記的項目是否應該“錯誤”，因為它不是資產項目，或者需要在預接口中無法進行的更正。如果必須出錯，則此項目可能需要“快速添加”到仁科資產管理模塊中，或者它可能隻是采購技術員或應付帳款技術員犯的錯誤，而不是資產。
  3. 在將信息加載到接口之前，必須確定項目是否必須“單元化”，或者是否需要合並一些會計行，以獲得正確的成本值和單元數，以便為每個資產項目流入Asset Management模塊。
  4. 資產用適當的貼花標記，資產、托管人和位置被記錄下來，以便輸入到PeopleSoft的預接口(如果項目不需要合並或統一)。
  5. 如果加載狀態為“pending”，且所有信息正確，則表示資產信息加載成功。

資產管理界麵

  1. 具有多個會計負載線的資產被合並到單個負載線中，該負載線將把Asset Management模塊更新為單個資產。
  2. 包含多個資產的單個負載線可以在接口模塊中進行單元化，以創建多個負載線和多個資產。
  3. 在定位和標記被單元化或合並的資產時手動獲取的信息，如保管人、房間號等，可以在界麵中輸入。
  4. 在隔夜處理過程中，接口信息會流入資產管理模塊。該信息在第二天得到驗證。
  5. 接口中的錯誤必須用適當的編碼和分析來表示。如果在夜間處理期間有超出周期的數據流，則會發生錯誤。

快速添加資產

  1. Express Add支持向PeopleSoft資產管理應用程序添加擁有的、租賃的或捐贈的資產。
  2. Express Add使用來自資產配置文件ID的默認信息為資產提供數據。
  3. 帶有Express Add的資產根據所選的概要ID大寫。
  4. 捐贈的物品，TCSG支付的債券購買和未及時包含在界麵的物品在適用的情況下Express Added。

月度和年度平衡

  1. 資產管理在每月資產管理平衡表上進行核對。需要提交以下報告:
    1. 運行GL偵察詳細彙總報告(AMXXXX506)政府賬簿，周期，當前月份。從報告的增加、調整、退休和恢複的總數進入資產負債表。
    2. 運行查詢OAM701_Asset_Accounting_Lines。在將該報表與506報表進行比較之前，必須刪除該報表上的交易類型和賬號。OAM701上的170001、171001、173001和175001賬戶應該等於506報表。
    3. 按業務單元報告(GL818044M)對616001-824001資產賬戶進行實際試算平衡表，並在資產負債表的第2頁輸入總數。
    4. 標記錯誤的資產和沒有標記但應該標記的資產都做了標記。
    5. 運行查詢OAM_BALGL3_AP_EQP_EX_All。這實際上是兩份標有“是”和“否”的資產報告。這兩份報告應該與(GL818044M)實際試算平衡表報告相平衡
  2. Express新增資產每月將與TCSG資產對賬程序一起對賬。
  3. 所有文件都附在每月資產負債表上。
  4. 平衡的月報告交給適當的人員審查和批準。
  5. 資產和折舊也要與總賬試算平衡表(GL818044M)進行核對。

折舊

  1. 折舊在仁科內部是一個自動化的過程，並不影響資產管理係統清單中資產的原始成本。
  2. 折舊計算每個月進行，並考慮到多次變化;因此，永遠不要在處理的同一天退休和恢複資產。(驗證計算類型)
  3. 折舊賬戶與資產管理查詢(auds_am_lknowles_Depr_Exp_Sum)、OAM701_Asset_Accounting_Lines AM和44M GFAAG分類賬報告進行平衡，用於賬戶代碼172001、174001和176001，以確保折舊被正確處理。除了核實OAM701和44M GFAAG分類賬的折舊金額一致之外，還可以在年底定期生成一個數據pivot表，以確保資產在每個期間都被折舊，沒有跳過任何期間。

責任:
主管行政事務副主席全麵負責確保本程序得到執行。

引用:
3.3.9庫存管理

狀態:
采用:11-04-2014
實現:07-01-2015