6.3.1sr1 - SRTC操作步驟:記錄管理

bwin赔率体系南方地區技術學院(SRTC)管理學生檔案的程序是根據1974年家庭權利和隱私法案(FERPA)修訂的。

SRTC保存了足夠的學分和非學分課程記錄。製定程序:

備存足夠的學分及非學分課程紀錄;
執行管理、安全、保存和處理學生檔案的機構程序;
界定構成永久學生檔案的資料及文件類別;
根據美國大學注冊官和招生官協會(AACRAO)的建議;而且
與喬治亞州學生記錄保留計劃技術學院係統製定的記錄保留和政策保持一致。

術語定義

了解關鍵術語是正確管理學生檔案的必要條件。以下是一些具有實質意義的定義:

官方學生檔案

官方學生檔案由那些收集來確定SRTC申請人錄取狀態的文件組成。這些文件存放在學生事務辦公室上鎖的防火文件櫃中，或在文件成像係統中以電子圖像的形式保存。以下信息包含在官方學生檔案中:

向SRTC提交正式申請書;
高中成績單/GED®成績(如適用);
大學成績單(如適用);
標準化考試成績(如適用);
學院與學生的有關書信副本;
居住證明;而且
錄取通知書。

正式學生檔案的任何實體檔案的內容將在畢業或最後一次出席日期後五(5)年被銷毀。申請人如未參加本中心課程，其檔案內的文件將於申請期限屆滿三(3)年後銷毀。

永久記錄

永久記錄是由注冊辦公室維護的一份內部文件-硬拷貝或電子圖像-反映了SRTC學生的完整學業曆史。它按時間順序列出了學生總的定量和定性學習經曆和成就，並可能包括與評估相關的任何信息。

在1995年7月1日之前，每個學生都有永久記錄卡(硬拷貝)。永久記錄卡上的信息已被傳輸到File Magic Plus或文檔成像係統(AXS)。AXS中的所有信息都是每天備份的，所有信息都備份到美國各地的多個站點。這是通過自動複製完成的，這些備份現在可以從世界上任何地方訪問。自1995年7月1日起，永久記錄信息以電子方式保存在Banner軟件係統中。Target X和Softdocs平台與Salesforce一起被安置在雲中。

橫幅備份

本地Banner管理員負責每晚的Banner備份。Banner數據庫備份有兩種不同的方式。

旗幟數據庫備份每小時進行一次，並複製到TCSG的存儲設備。此外，TCSG會不定期地將備份存儲到與TCSG位於同一位置的另一個存儲設備上。

永久紀錄的主要部分如下:

機構名稱;
機構地址及電話;
學生的名字;
出席條件;
識別;
一門課程的學分;
按期限分類的信貸彙總;
每門課程的成績;
學術地位;
授予日期;
項目或專業;而且
發行日期。

成績單
成績單是指應學生或以前的學生的書麵要求，將其轉發給個人或機構，供他們用於審查學生的學業表現。它包括在SRTC嚐試的所有工作的範圍和質量。成績單的基本部分與永久記錄定義下列出的部分相同。

處理程序

符合處理條件的記錄將被轉移到當地的保存區域。為確定哪些記錄符合處置條件，每年將對記錄進行一次審查。要銷毀的文件可以用任何可行的方法銷毀，但機密文件將被粉碎以確保所有信息被完全銷毀。

學生檔案的保安

負責學生事務的副校長全麵負責學生檔案的安全。個人責任已被授予董事，他們將確保在其直接監督下的記錄的安全。董事將采取適當措施，減少記錄因人為錯誤、自然災害、破壞、事故、疏忽、欺詐或技術過時而容易丟失和更改的脆弱性。

學生檔案的保密是一項嚴肅的倫理、道德和法律責任。作為一般規則，在存儲區域和人員方麵限製訪問是確保必要的機密性的最佳方式，以避免侵犯貢獻者的信任和學生的權利。在最大程度上，將采取措施將學生記錄存儲在防火容器(保險庫或文件櫃)中，這些容器位於學生交通有限的區域，並在工作人員不值班時上鎖。

在任何情況下，未經授權的人士都不得查閱學生檔案。建議工作人員向主管或負責學生事務的副校長谘詢。新軟件的實施給學生事務人員帶來了嚴重的、潛在的安全問題。為確保適當的安全措施到位，登記員被指定為記錄管理員。

程序的審查和修改

為確保持續的相關性，記錄保留和處理程序將定期審查，並在適當時進行修改。學生事務主任將隨時了解聯邦法律法規以及地方和州有關維護、安全和保存記錄的指示。對此類法律法規的監測應從定期參考《聯邦紀事》和AACRAO出版物開始。董事們將根據需要提出改革建議。

保留時間

保留時間表已經建立，旨在滿足學院的行政，法律和曆史需求。人才保留計劃的目標如下:

1.確保重要檔案的安全;

2.確保記錄始終保密;

3.確保當學生要求查閱時，記錄資料隨時可用;

4.確保在處置前符合法律要求;而且

5.節省金錢、時間、空間和員工。

來自其他國家機構的文件可能是原件，申請人很難或不可能替換。SRTC可根據個人要求，將這些文件歸還申請人，而不是銷毀它們。

如果審計問題或訴訟在預定的銷毀時間懸而未決，有關記錄應進一步保留，直至審計或訴訟的最終解決，然後銷毀。

責任
負責學生事務的副校長全麵負責確保該程序的實施。

引用:
權威:經修訂的1974年《家庭教育權利和隱私法
SBTCSG政策6.3.1:學生記錄
 TCSG程序6.3.1p1:學生記錄
TCSG步驟6.3.1p2:目錄信息的定義

狀態:
采用:02-23-2015
實現:07-01-2015
修改:07-10-2018
修改:09-20-2022