3.1.15sr - SRTC程序:購買卡

作品簡介:
南方區域bwin赔率体系技術學院(SRTC)采購卡項目是為SRTC員工進行小額購買而設計的，使他們能夠更有效地獲取物資和材料。該程序旨在簡化和精簡采購流程，降低整體交易成本。
在購買卡計劃之前，大多數小金額購買是通過采購訂單(POs)進行的。這一過程涉及過多的文書工作、幾層審批和處理，以及向許多供應商付款。有了購買卡程序，不需要POs。

購買限額由購買卡管理員確定，不得超過喬治亞州法律規定的限額(O.C.G.A. 50-5-83)。

卡安全:
以下是卡的安全程序:

請像對待自己的個人信用卡一樣對待購買卡;
把你的信用卡放在一個容易拿到但安全的地方。持卡人及授權用戶需方便使用該卡;
不要將您的信用卡借給他人使用，除非他們是授權用戶。
小心保管你的信用卡賬號。不要把賬號貼在你的辦公桌上，也不要把它寫在你的日程表上;而且
不要在任何包裝單、標簽等上顯示卡號。

請求一個名片:
員工如果經常需要為他們的程序進行小額購買，可以向他們的直接主管申請購買卡。主管，如果不是副總裁，將向該區域的副總裁提出要求。然後，副總裁將向總統請求批準采購卡供員工使用。

信用卡發行:
領取采購卡的員工將對項目進行簡短的介紹，突出已批準和未批準的采購。每一位發卡的員工都將簽署卡協議。每個發卡的員工將收到一份SRTC程序:采購卡和TCSG采購卡程序的副本。

購卡活動日誌:
每個持有采購卡的員工都負責維護采購卡活動日誌，以便跟蹤當月的采購情況。每個雇員在購買物品時都應向直接主管申請口頭批準。原始發票應與當月活動日誌一起保存，直到月底提交給業務辦公室。

每月報表:
每個持有購買卡的員工將收到每月4號之前購買的賬單。當收到對賬單時，員工將用活動日誌驗證對賬單上的事務，並在活動日誌上簽名。員工應將已簽署的活動日誌和相關發票複印一份，為員工存檔。原始發票和活動日誌及報表將提交直接主管批準。主管將在每月20日前簽署並將原始文件轉交給業務辦公室的應付帳款。

問題:
每個員工都主要負責問題事務的解決。客戶服務電話在購買卡的背麵。如果問題無法解決，行政服務副總裁(VPAS)將向項目帳戶代表發起客戶服務請求。

遺失或被盜卡:
如果購買卡丟失或被盜，您有責任立即致電1-888-449-2273(每天24小時)通知美國銀行。SRTC的VPAS也必須立即通過電話(229-225-4098或229-227-2811)得到通知。

終止就業:
如果您離開國家服務，改變職位，或由於其他原因不需要卡，請通過SRTC VPAS(電話:229-225-4098)申請取消您的卡賬戶。把卡片切成兩半，交給VPAS。

購買授權

飛機票價
電器(非自用)
書籍和其他與工作相關的出版物
名片
通訊設備(電話、掃描儀、傳呼機、傳真機)
電腦設備及用品
會議注冊費
家具和設備
維護供應
辦公用品
攝影/膜處理
郵資及補表服務
印刷/平麵設計
租賃(一次性設備租賃)
維修(一次性設備維修)
研討會及訓練班(與工作有關)
軟件媒體(與工作相關)
訂閱(工作相關)

注意:不得使用購買卡進行個人購買。

禁止購買

與工作職責不直接相關的商品或服務(即個人購買)。
非國家實體發行的設備，包括但不限於智能手機、筆記本電腦和平板電腦的數據計劃、軟件或應用程序(app)。
批發倉庫和購物俱樂部(如山姆會員店，好市多，亞馬遜Prime)的會員資格。
現金墊款。
禮品卡、儲值卡、電話卡及類似產品。
與住宿、交通和膳食有關的差旅費用，除允許購買項下特別包括的差旅費用外。
娛樂。這一限製不適用於在書店轉售的物品。
酒精飲料或產品，但上述授權采購清單所準許的除外。
煙草製品。
國營或出租車輛的燃料、機械維修和保養。

采購文件和控製
注:購買免征銷售稅。

持卡人程序:
持卡人必須在購買卡活動日誌中記錄購買詳情。采購卡活動日誌可在SRTC內部網上獲得。日誌是您管理和控製您的信用卡購買的關鍵。采購活動日誌的填寫說明見《采購卡活動日誌說明》。該文檔也位於SRTC內部網上。

你應該記錄下所有與購物有關的文件。美國銀行將在結算周期結束後的5天內，每月向您發送一份銀行通知單。銀行水單賬單賬單必須與購買卡活動日誌相一致。

您應填寫采購卡賬戶彙總表，並將此表提交主管審批(連同采購卡活動日誌、銀行水單賬單結算單和采購收據)。購買卡帳戶摘要可在SRTC內部網上獲得。

在主管審核並簽署批準後，你應將以下內容轉發給VPAS:

采購卡結算摘要(由主管簽字並注明日期的批準)
賬單賬單正本(由主管簽署及日期)
原來的采購發票

持卡人的責任:
您有責任確保在卡上的所有購買都是經過授權的。任何未經授權的購買行為將導致紀律處分，可能包括終止雇傭關係。在向員工發放信用卡之前，員工必須簽署並同意遵守購買卡協議中的條款，並接受可接受的信用報告審查。

責任:
主管行政事務副主席全麵負責確保本程序得到執行。

引用:
GA全州購買卡政策

狀態:
批準:03-09-2015
實現:07-01-2015